On parle souvent d’optimisation et d’amélioration à l’interne dans une entreprise. Or, ce faisant, on oublie combien il est important de travailler conjointement avec nos partenaires. Dans cet article de L'Actualité alimentaire signé Inno-centre, paru en janvier 2023, nous abordons les bonnes pratiques pour une collaboration optimale entre partenaires.

« Dans le feu de l’action, les opérations du quotidien se transforment en automatismes. On répète les mêmes processus, par habitude... puis on vit avec des obstacles, qu’on vient à oublier. Mais ceux-ci affectent notre efficacité. C’est une situation qu’on observe trop souvent dans les PME. Quand on partage nos processus avec nos partenaires, ces obstacles peuvent devenir des irritants et nuire à une saine relation », observe Éric Waterman, vice-président chez Inno-centre et responsable du secteur agroalimentaire.

Mylène Drainville, pour sa part, a aidé des dizaines d’entreprises à revoir leurs processus opérationnels afin d’en augmenter la productivité.

« Je constate que bien souvent, en entreprise, les façons de faire entre partenaires ne sont pas suffisamment claires et détaillées. Les discussions n’ont pas eu lieu ou n’ont pas eu lieu avec les bons intervenants... ce qui mène à travailler selon les perceptions que nous avons quant aux besoins des partenaires ou des départements à l'interne. Parfois, on effectue des activités dont la valeur est tout simplement nulle, et ce, autant pour l’entreprise que pour les partenaires », déplore cette experte.

– Mylène Drainville, Senior business advisor

« Pour les gestionnaires, il devient alors indispensable de se poser quelques questions. Qu’attendent-ils de leurs fournisseurs, ou des sous-traitants ? Est-ce que ces attentes sont écrites quelque part ? Ont-elles été discutées et communiquées à toutes les personnes concernées ? Est-ce que le partenaire éprouve des difficultés ? Si oui, lesquelles, et comment développer une façon optimale de collaborer ? »

« Lorsqu’on prend le temps de réviser les processus en amont de la production, même ceux qui apparaissent simples, il s'agit de s’assurer de mettre en place des processus réfléchis qui conviennent à toutes les parties concernées. On s’assure aussi d’une stabilité dans le temps, peu importe les changements d’équipes ou le roulement de personnel. »

Bien entendu, optimiser l’ensemble des processus d'une entreprise peut sembler une tâche colossale. Par conséquent, Mylène Drainville recommande de tout revoir... un seul processus à la fois et d'instaurer, ce faisant, une culture d'amélioration continue.

Ces processus sont tous ceux qui impliquent un échange entre votre entreprise et une autre. En voici quelques exemples :

• Commander des matières premières ou produits d’emballage auprès d’un fournisseur ;
• Sous-traiter une partie de la production auprès d’une autre entreprise ;
• Confier le conditionnement de ses produits à une autre entreprise.

À travers la révision des processus, il s'agit de prévoir toutes les communications et échanges qui doivent avoir lieu entre les deux entreprises ainsi que la façon de le faire.

Voici les étapes à suivre pour ne rien oublier :

1^ère étape : Comprendre, améliorer et documenter par écrit chaque processus ;

2^e étape : Valider les processus avec les différents départements et les partenaires externes ;

3e étape : Communiquer le processus définitif à toute l’équipe ;

4e étape : Faire évoluer les processus.

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